1. Veri sorumlusunun kimliği
Psikolojik destek sürecine ilişkin kişisel verilerin veri sorumlusu, görüşmeyi yürüten spor psikoloğudur. Bu ayrım bilinçlidir: görüşme notu mesleki sır kapsamındadır, kulübün kaydı değildir. Kulüp bu veriler bakımından veri sorumlusu DEĞİLDİR; Mentaliteam ise yalnızca veri işleyendir.
| Alan | Bilgi |
|---|---|
| Veri sorumlusu (psikolog) | |
| Meslek belgesi / sicil no | |
| Başvuru e-postası | |
| Hizmet verilen kulüp | |
| Veri işleyen | Mentaliteam |
2. İşlenen kişisel veriler ve özel nitelik
| Veri | İçeriği |
|---|---|
| Randevu kaydı | Sporcunun kimliği, psikoloğun kimliği, tarih ve saat, görüşme türü, yüz yüze veya çevrimiçi olduğu, süresi, gerçekleşti/iptal durumu |
| Görüşme talebi | Sporcunun tercih ettiği zaman ve talebin acil olarak işaretlenip işaretlenmediği |
| Görüşme notu | Psikoloğun seansa ilişkin kaydı (uygulamada bu özellik bir bayrak arkasında kapalı tutulabilir) |
| Erişim günlüğü | Görüşme notunun ne zaman, kim tarafından ve hangi işlemle (yazma, okuma, düzenleme, silme) görüldüğü |
Bir kişinin psikolojik destek aldığı bilgisi, görüşmenin içeriği bilinmese dahi kişinin ruh sağlığına ilişkin bir veri niteliği taşıyabilir. Bu sebeple randevu kayıtları ve görüşme notları, 6698 sayılı Kanun'un 6. maddesi anlamında ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ kabul edilerek işlenmektedir.
3. İşleme amaçları
- Psikolojik destek görüşmelerinin planlanması ve yürütülmesi
- Sporcunun destek talebinin psikoloğa iletilmesi ve randevuya dönüştürülmesi
- Destek sürecinin mesleki gereklilikler doğrultusunda kayda geçirilmesi
- Görüşme kayıtlarına erişimin denetlenebilir kılınması
4. Kimlere ve hangi amaçla aktarılıyor
| Alıcı | Neyi görür | Neyi GÖRMEZ |
|---|---|---|
| Görüşmeyi yürüten psikolog | Randevular, talepler ve kendi yazdığı görüşme notu | — |
| Diğer psikologlar | Randevu kayıtları | Başka bir psikoloğun yazdığı görüşme notu |
| Kulüp yöneticisi ve antrenör | Randevunun varlığı, tarihi, sporcunun adı, görüşme sıklığı ve toplam süresi | Görüşme notunun içeriği ve görüşme talepleri |
| Sporcunun kendisi | Kendi randevuları ve kendi talepleri | Görüşme notunun içeriği |
| Mentaliteam (veri işleyen) | Barındırma kapsamında teknik erişim | Görüşme notunun düz metni (şifreli saklanır, anahtar sağlayıcıda değildir) |
Görüşme talepleri ve talebin acil olarak işaretlenip işaretlenmediği kulüp yöneticisine ve antrenöre HİÇBİR KOŞULDA gösterilmez.
5. Toplama yöntemi ve hukuki sebep
Veriler, sporcunun talebi ve psikoloğun kaydı üzerinden tamamen otomatik yollarla elektronik ortamda toplanır.
| Veri | Hukuki sebep (6698 sayılı Kanun) |
|---|---|
| Randevu kaydı ve görüşme talebi | m.6 — açık rıza |
| Görüşme notu | m.6 — açık rıza ve sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişi tarafından işlenmesi |
| Sıklık ve süre bilgisinin kulüple paylaşılması | m.6 — açık rıza (ayrıca ve açıkça alınır) |
| Erişim günlüğü | m.5/2-ç — veri güvenliğine ilişkin hukuki yükümlülük |
6. Alınan teknik ve idari tedbirler
- Görüşme notu, veri tabanına yazılmadan önce uygulama düzeyinde şifrelenir; şifre çözme anahtarı veri tabanı sağlayıcısında bulunmaz.
- Şifreli kayıt ait olduğu randevuya bağlıdır; satır başka bir randevuya kopyalansa dahi çözülemez.
- Görüşme notunu yalnızca yazan psikolog okuyabilir; bu sınır arayüzde değil sorgunun kendisinde uygulanır.
- Notun her yazılması, okunması, düzenlenmesi ve silinmesi ayrı bir erişim kaydına düşer.
- Erişim kayıtları nota bağlı değildir: not silinse dahi erişim geçmişi ayakta kalır.
- Uygulama e-postalarında sağlık verisi, randevu bilgisi veya kişi adı taşınmaz.
7. Saklama süresi
Randevu kayıtları ve görüşme notları, psikoloğun mesleki mevzuattan doğan saklama yükümlülüğü süresince saklanır. Süreler Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası'nda belirtilmiştir.
8. İlgili kişinin hakları
6698 sayılı Kanun'un 11. maddesinde sayılan haklarınızın tamamı bu veriler bakımından da geçerlidir: işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işleme amacını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, düzeltilmesini, silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, otomatik analiz sonucuna itiraz etme ve zararın giderilmesini talep etme.
Başvurular yukarıdaki başvuru adresine yapılır ve en geç OTUZ GÜN içinde sonuçlandırılır. Cevabın yetersiz bulunması veya süresinde cevap verilmemesi hâlinde, cevabı öğrendiğiniz tarihten itibaren otuz ve her hâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.