1. Amaç ve kapsam
Bu politika, platformda işlenen kişisel verilerin azami saklama sürelerini ve imha yöntemlerini belirler. Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik esas alınmıştır.
2. Saklama süreleri
Aşağıdaki tabloda 'ilişki süresi', sporcunun veya personelin kulüple olan bağının devam ettiği süreyi ifade eder.
| Veri grubu | Saklama süresi | Gerekçe |
|---|---|---|
| Kimlik, iletişim ve hesap bilgileri | İlişki süresi + 1 yıl | Ayrılan kişinin kısa sürede geri dönmesi hâlinde hesabın yeniden kurulmaması |
| Sportif kimlik, antrenman ve müsabaka kayıtları | İlişki süresi + 2 yıl | Geçmiş sezon raporlarının bütünlüğü |
| Antrenör değerlendirme notları | İlişki süresi + 1 yıl | Kanaat niteliğinde olduğu için daha kısa tutulmuştur |
| Profil fotoğrafı | İlişkinin bitiminde derhal (en geç ilk periyodik imhada) silinir | Görsel veri, ayrılmış bir kişi için hiçbir amaca hizmet etmez; sporcuların bir kısmı reşit değildir |
| Kulüp içi mesajlar ve raporlar | İlişki süresi + 1 yıl | Kurumsal iletişim kaydı |
| Randevu kayıtları | Psikoloğun mesleki mevzuattan doğan yükümlülüğü | |
| Görüşme notları | Psikoloğun mesleki mevzuattan doğan yükümlülüğü | |
| Erişim günlükleri (görüşme notu erişimi; sporcu profilinin görüntülenmesi ve veri dışa aktarımı) | 3 yıl | Denetlenebilirlik; imha kayıtları için öngörülen asgari süreyle uyumlu |
| Uygulama içi bildirim kayıtları | 1 yıl | Bildirimin görülüp görülmediğinin izlenmesi |
| Şifre yenileme jetonları | Kullanıldığında derhal; süresi dolduğunda en geç ilk periyodik imhada | Kimlik bilgisi niteliğindedir; ihtiyaç bittiği an değeri yalnızca risktir |
| Hız sınırı kayıtları | 30 gün | Kötüye kullanım tespiti için gereken pencere |
| Rıza kayıtları (rızayı verenin adı, sıfatı ve velayet durumu dâhil) | İlişki süresi + 10 yıl | Rızanın varlığını ve kimin verdiğini ispat yükü veri sorumlusunda; ispat ancak bir talep gelene kadar gerekli ve talepler için öngörülen dış sınır on yıl (TBK m.146; haksız fiilde m.72) |
3. İmha yöntemleri
| Ortam | Yöntem |
|---|---|
| Veri tabanı kayıtları | Kayıt satırının silinmesi; geçmiş raporların bütünlüğünü bozacak hâllerde kişiyle bağın koparılarak anonim hâle getirilmesi |
| Dosya deposundaki görseller | Depolama nesnesinin silinmesi ve üstveri kaydının kaldırılması |
| Şifreli görüşme notları | Şifreli bloğun silinmesi; erişim günlüğü kaydı bağımsız olarak ayakta bırakılır |
4. Periyodik imha
Saklama süresi dolan veriler periyodik imha sürecinde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Periyodik imha aralığı ÜÇ AY olarak belirlenmiştir.
Mevzuat bu aralık için iki ayrı süre öngörmektedir: saklama ve imha politikası hazırlamakla YÜKÜMLÜ veri sorumluları için aralık hiçbir hâlde altı ayı aşamaz; böyle bir yükümlülüğü BULUNMAYAN veri sorumluları ise imhayı, yükümlülüğün doğduğu tarihi izleyen üç ay içinde yerine getirir. Bu politika gönüllü olarak hazırlandığından hangi sürenin işlediği tartışmaya açıktır; bu nedenle her iki hâlde de mevzuata uygun olan kısa aralık esas alınmıştır.
İlgili kişinin silme talebi üzerine yapılan imha, periyodik imhayı beklemez; talep, başvuru üzerine en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır.
Silme, yok etme ve anonim hâle getirme işlemlerine ilişkin kayıtlar, başka mevzuatta öngörülen yükümlülükler saklı kalmak üzere en az ÜÇ YIL saklanır.